Die Ressourcenliste

Die Gliederung in der Ressourcenansicht enthält eine Liste der Ressourcen, die für das Projekt verfügbar sind. Wie bei der Vorgangsgliederung in der Projektgliederungsansicht ist die Liste in Zeilen und Spalten organisiert, wobei jede Zeile eine Ressource oder Gruppe darstellt und jede Spalte einen bestimmten Informationstyp enthält, der sich auf diese Ressource bezieht.

Erstellen und Löschen von Ressourcen

Ein wichtiger Teil beim Einrichten Ihres Projekts ist das Beschreiben der Ressourcen, aus denen das Team besteht, mit dem Sie arbeiten, und der Ausrüstung und der Materialien, mit denen Sie die Arbeit erledigen. In der Ressourcenliste können Sie dies schnell und effizient tun.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue Objekte in der Ressourcenansicht zu erstellen:

• Wählen Sie in der Ressourcenliste ein Objekt aus und drücken Sie den Zeilenschalter (oder je nach Tastatureinstellung in Allgemein – Einstellungen von OmniPlan „Befehl-Zeilenschalter“).
• Klicken Sie in der Symbolleiste über der Gliederung auf die Taste Hinzufügen.
• Ziehen Sie eine macOS-Kontakte-Visitenkarte in die Ressourcenliste, um eine Mitarbeiterressource mit diesen Kontaktinformationen zu erstellen.
• Klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste und wählen Sie im Kontextmenü Hinzufügen > Ressource.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Ressource oder Ressourcengruppe zu löschen:

• Wählen Sie in der Gliederung eine Ressource aus und drücken Sie dann die Taste „Entfernen“.
• Wählen Sie ein Objekt aus und klicken Sie anschließend in der Symbolleiste über der Gliederung auf die Taste „Entfernen“.
• Wählen Sie ein Objekt aus, klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie Löschen.

Ressourcentypen

Ein Verständnis der verschiedenen in OmniPlan verfügbaren Ressourcentypen ist bei der Arbeit in der Ressourcenansicht nützlich.

Mitarbeiter

Die wichtigsten Ressourcen eines Projekts sind wahrscheinlich die Personen, die für seine Ausführung verantwortlich sind. Sie sind durch Mitarbeiterressourcen in OmniPlan dargestellt. Als eindeutige Person wird jeder Mitarbeiter durch eine E-Mail-Adresse dargestellt, die ihn über alle Projekte hinweg identifiziert, an denen er beteiligt sein kann.

Ausrüstung

Werkzeuge, Maschinen, Computer und andere Geräte, die zum Abschließen eines Projekts verwendet werden, werden in OmniPlan als Ausrüstungsressourcen dargestellt. Ausrüstung ist einem Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht ähnlich, aber es fehlt die eindeutige Identifizierung.

Material

Zutaten, Baubedarf, Lebensmittel oder andere Komponenten, die bei der Projektdurchführung aufgewendet werden, werden in OmniPlan als Materialressourcen dargestellt. Im Gegensatz zu Mitarbeiter- und Ausrüstungsressourcen werden Materialien für Vorgänge beim Einsatz verbraucht und werden daher durch eine Anzahl von erforderlichen Einheiten dargestellt.

Gruppe

Eine Gruppe ist keine Ressource selbst. Stattdessen bietet sie eine Möglichkeit, andere Ressourcen unter demselben Dach zu sammeln, was darauf hinweist, dass beispielsweise mehrere Mitarbeiter Teil desselben Teams sind.

Das Gruppieren von Ressourcen wird ähnlich wie das Gruppieren von Vorgängen durchgeführt.

Spalten der Ressourcenliste

Wie mit Vorgangsgliederungen in der Projektgliederungsansicht und Gantt-Ansicht können Sie die Gliederung in der Ressourcenansicht anpassen, um eine Gruppe von Spalten mit Daten anzuzeigen, die speziell für Ihr Projekt relevant sind. Klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste auf die Gliederungskopfzeile oder wählen Sie Darstellung > Ressourcenliste > Spalten anpassen, um auszuwählen, welche Spalten angezeigt werden sollen.

Die folgenden Spalten stellen Eigenschaften von Ressourcen dar, die für die Anzeige in der Gliederung einbezogen werden können.

Anhänge

Klicken Sie in der ausgewählten Zeile auf das Pfeilsymbol, um ein Menü mit den verknüpften Dateien des Objekts anzuzeigen oder einen Link zu einer Datei herzustellen, falls noch keine verknüpft ist. Bei Zeilen mit Links zu Dateien wird auch dann ein Symbol angezeigt, wenn die Zeile nicht ausgewählt ist.

Notizen

Klicken Sie in der ausgewählten Zeile auf das Notizsymbol, um die Notizen zum Objekt ein- oder auszublenden oder um eine Notiz zu erstellen, falls noch keine vorhanden ist. Bei Zeilen mit Notizen wird auch dann ein Notizsymbol angezeigt, wenn die Zeile nicht ausgewählt ist.

Eindeutige ID

Die eindeutige ID ist eine jeder Ressource zugeordnete Identifikationsnummer, die auch bei Namens- oder Positionswechsel in der Gliederung eine eindeutige Identifikation ermöglicht. Die eindeutige ID bleibt immer gleich. Sämtliche neu erstellten Vorgänge und Ressourcen erhalten eine neue eindeutige ID. Diese Nummern sind beim Zusammenfügen von Objekten hilfreich, wenn Projekte aus anderen Programmen in OmniPlan importiert oder aus OmniPlan exportiert werden.

Ressource

Der Ressourcenname, der hier oder im Informationsfenster „Ressourceninformationen“ bearbeitet werden kann.

Einheiten

Die Spalte „Einheiten“ weist je nach Ressourcentyp unterschiedliche Attribute auf:

• Mitarbeiter, Ausrüstung: Der Aufwand einer Ressource, der für das Projekt zur Verfügung steht, ausgedrückt als Prozentsatz. Dies kann hier oder im Informationsfenster „Ressourceninformationen“ bearbeitet werden kann.

• Material: Die Häufigkeit, mit der eine Ressource im gesamten Projekt verwendet werden kann. Dies entspricht der Summe der Einheiten, die Vorgängen im Projekt zugeordnet sind, und kann hier nicht direkt bearbeitet werden.

Effizienz

Der Aufwand pro Zeitraum, den eine Mitarbeiter- oder eine Ausrüstungsressource produzieren kann, ausgedrückt als Prozentsatz. Eine Ressource, die mit einer Effizienz von 50 % arbeitet, z. B. ein neuer Mitarbeiter in der Ausbildung, benötigt zwei Stunden, um eine Stunde Aufwand zu erledigen.

Kosten/Einsatz

Die pauschalen monetären Kosten, die jedes Mal anfallen, wenn eine Ressource einem Vorgang im Projekt zugeordnet wird, oder (im Falle von Materialressourcen) für jede Einheit der aufgewendeten Ressource.

Kosten/Stunde

Die monetären Kosten pro Stunde Aufwand, die die Ressource für die Arbeit am Projekt aufwendet.

Kosten gesamt

Die Summe der Einsatzkosten und Stundenkosten der Ressource. Dieser Wert kann nicht direkt bearbeitet werden.

Stunden gesamt

Die Summe der Stunden Aufwand, die der Ressource während des gesamten Projekts zugeordnet ist. Dieser Wert kann nicht direkt bearbeitet werden.

Einsätze gesamt

Gibt an, wie oft die Ressource einem Vorgang im Projekt zugeordnet ist, oder (im Falle von Materialressourcen) die Gesamtanzahl der Einheiten, die vom Projekt verwendet werden.

Typ

Der Ressourcentyp. Klicken Sie auf das Symbol für den Typ und wählen Sie zwischen Mitarbeiter, Ausrüstung, Material oder Gruppe aus.

Angepasste Arbeitswoche

Wenn die Arbeitswoche der Ressource nicht der Standardarbeitswoche entspricht, enthält diese Spalte ein entsprechendes Symbol. Die Standardarbeitswoche einer Ressource wird (wenn sie zu einer Gruppe gehört) durch deren übergeordnetes Objekt oder (wenn sie nicht zu einer Gruppe gehört) das Projekt festgelegt. Sie können auf das Symbol klicken, um die Arbeitswoche der Ressource anzuzeigen.

Arbeitsplanausnahme

Wenn der Arbeitsplan einer Ressource von ihrer Arbeitswoche abweicht, z. B. wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat, wird in dieser Spalte ein entsprechendes Symbol angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um den Arbeitsplan der Ressource anzuzeigen. Die orangefarben hervorgehobenen Datumsangaben zeigen die Ausnahmen an.

Die Ressourcenzeitachse

Wenn bei der Verwaltung Ihres Projekts die verfügbaren Ressourcen im Mittelpunkt stehen, unterstützt Sie die Zeitachse in der Ressourcenansicht beim Visualisieren und Steuern Ihrer Anlagen.

1. Klicken Sie auf die Balkendiagrammtaste, um das Auslastungsdiagramm unterhalb der einzelnen Ressourcenzeitachsen ein- oder auszublenden.

2. Im Diagramm wird eine Zeitachse der Vorgänge für jede in der Gliederung ausgewählte Ressource angezeigt. Wenn Sie keine Ressourcen auswählen, werden die Zeitachsen aller Ressourcen dargestellt. Möglicherweise ist die Ressource während der Normalarbeitszeit nicht verfügbar, weil für sie angepasste Freizeit festgelegt wurde. In diesem Fall haben die Zeiten, während derer sie nicht verfügbar ist, einen Hintergrund in der Farbe der arbeitsfreien Zeit, wie sie im Informationsfenster „Stile“ festgelegt ist.

3. Unterhalb der Ressourcenzeitachsen werden in der Zeitachse Nicht zugeordnet jene Vorgänge angezeigt, die noch keiner Ressource zugeordnet wurden. Sie können Vorgänge von einer Zeitachse in eine andere bewegen, um deren Zuordnungen zu ändern.

4. Ein blauer Balken im Auslastungsdiagramm zeigt Zeit an, in der die Ressource zu 100 % ihrer verfügbaren Einheiten ausgelastet ist.

5. Ein rosafarbener Balken im Auslastungsdiagramm zeigt Zeit an, in der die Ressource zu mehr als 100 % ihrer verfügbaren Einheiten ausgelastet ist. Sie können das Projekt abgleichen, um dies zu beheben.

6. Sie können den sichtbaren Datumsbereich und die Datumskopfzeilen in der Zeitachse genauso ändern wie im Gantt-Diagramm. Wählen Sie hier eine Skalierung aus dem Lupen-Menü aus oder klicken und ziehen Sie im Datumskopfzeilenbereich.

Anpassen von Vorgangsbeschriftungen in der Zeitachse

Wie beim Gantt-Diagramm können Sie periodische und kumulierte Daten überwachen und Beschriftungen auf Vorgängen in der Zeitachse der Ressourcenansicht mit den Spaltendaten Ihrer Wahl anzeigen. Wählen Sie Darstellung > Zeitachse > Vorgangsbeschriftungen anpassen, um den Editor für Vorgangsbeschriftungen zu öffnen, der für die Ressourcenzeitachse spezifisch ist.

Planen von Normalzeit

Das Einrichten des Kalenders für ein Projekt umfasst zwei Komponenten: die Normalzeit für das Projekt und die einzelnen Ressourcen, die die Standardarbeitswoche darstellt, und angepasste Zeit, die Ausnahmen vom normalen Zeitplan darstellt.

Im Modus Normalzeit können Sie den Arbeitskalender für das gesamte Projekt (wenn keine Ressourcen ausgewählt sind) sowie die Normalarbeitszeit einzelner Mitarbeiter (indem Sie sie in der Gliederung auswählen) bearbeiten. Die Normalarbeitszeit wird im Kalender durch grüne Blöcke dargestellt.

Die Normalzeit ist die allgemeine Arbeitszeitverteilung für eine typische Arbeitswoche. Diese Arbeitszeitverteilung wird auf alle Arbeitswochen des Projekts angewendet und legt fest, wie viele Stunden Aufwand pro Tag erledigt werden können.

Die grünen Blöcke stellen Arbeitszeitsegmente dar. Sie können die Ränder eines Blocks bewegen, um einen Tag- oder Zeitbereich festzulegen. Wählen Sie einen Block durch Klicken aus und bewegen Sie ihn mit den Pfeiltasten oder entfernen Sie ihn durch Drücken der Taste „Entfernen“.

Ziehen Sie oder doppelklicken Sie in einen leeren Bereich, um einen neuen Zeitblock zu erstellen. Drücken Sie die Umschalttaste und ziehen Sie an einer beliebigen Stelle, um einen roten Block zu zeichnen, der Arbeitszeit löscht. Diese Verfahren sind nützlich, um Blöcke aufzuteilen, die sich über mehrere Tage erstrecken, damit Sie diese einzeln anpassen können.

Einrichten von Normalzeit für eine Ressource

Ressourcen übernehmen ihren Wochenarbeitsplan vom Projekt. Sie können Ressourcen aber auch individuell anpassen, indem Sie sie in der Gliederung auswählen. (Wenn keine Auswahl getroffen wurde, bearbeiten Sie stattdessen die Arbeitszeit für das gesamte Projekt.)

Wie beim Projekt als Ganzes wird die Arbeitszeit für eine einzelne Ressource im Kalender durch grüne Blöcke dargestellt und kann mit den gleichen Werkzeugen bearbeitet werden, mit denen auch die normale Projektzeit bearbeitet wird.

Wenn die Arbeitswoche einer Ressource von der normalen Arbeitswoche des Gesamtprojekts abweicht, wird in der Spalte Angepasste Arbeitswoche das Symbol für die angepasste Arbeitswoche  angezeigt. Klicken Sie darauf, um die angepasste Arbeitswoche der ausgewählten Ressource anzuzeigen.

Planen von angepasster Zeit

Im Kalender Angepasste Zeit wird die Arbeitszeit für bestimmte Tage angezeigt. Sie können Feiertage, halbe Tage, Überstunden und andere Ausnahmen für die normale Arbeitswoche festlegen. So wie es eine normale Arbeitswoche gibt, gibt es einen angepassten Plan für das gesamte Projekt, den Ressourcen standardmäßig übernehmen. Sie können die Pläne der Ressourcen aber auch individuell festlegen.

1. Navigieren Sie mithilfe des kleinen Kalenders durch die anstehenden Wochen und Monate. Klicken Sie auf die Pfeile, um zwischen den Monaten zu wechseln. Klicken Sie bei gedrückter Wahltaste, um jedes Mal um ein Jahr zu wechseln.

2. Die normale Arbeitswoche wird mit einem grün gepunkteten Rand angezeigt, sodass sie sehen können, wie sich der Arbeitsplan dieser Woche unterscheidet, wenn Sie beginnen, Änderungen vorzunehmen.

3. Wie beim Bearbeiten der Normalzeit für das Projekt, ziehen oder doppelklicken Sie in einen leeren Bereich, um einen neuen Arbeitszeitblock zu erstellen. Drücken Sie die Umschalttaste und ziehen Sie an einer beliebigen Stelle, um einen roten Block zu zeichnen, der Zeit darstellt, die für Arbeit nicht verfügbar ist.

4. Eine Ressource mit anstehender angepasster Zeit wird in der Spalte „Arbeitsplanausnahme“ durch  markiert. Durch Klicken auf dieses Symbol wechseln Sie zur betreffenden Terminplanänderung.

5. Sie können dem Projekt oder einer ausgewählten Ressource angepasste Kalenderausnahmen hinzufügen, indem Sie unterhalb der Liste „Angepasste Tage“ auf die Plustaste klicken. Hierdurch wird ein Menü zum Bestimmen zusätzlicher Arbeitszeit, arbeitsfreier Zeit oder ganzer freier Tage geöffnet.

6. Verwenden Sie beim Anzeigen der angepassten Zeit für eine einzelne Ressource das Aktionsmenü unterhalb der Liste „Angepasste Tage“, um übernommene angepasste Datumsangaben ein- oder auszublenden (Datumsangaben, die Teil des angepassten Zeitplans des Projekts sind). Übernommene Daten werden in der Liste als graue Einträge angezeigt.